Veel horecaondernemers worden op enig moment geconfronteerd met fraude of diefstal gepleegd door hun personeel. Horeca is vanwege de omgang met contant geld vaak gevoeliger voor fraude dan andere sectoren. Ondanks digitalisering en het vaker gebruik maken van pinbetalingen, blijft het risico bestaan. Meester Advocaten begeleidt regelmatig horecaondernemers die met dergelijke problemen te maken hebben. Onze ervaring leert dat fraudeurs vaak zeer inventief zijn in het bedenken van methodes.

Veelvoorkomende vormen van fraude in de horeca

• Het niet aanslaan van bestellingen of hotelovernachtingen.

• Manipulatie van controlemechanismen, zoals kassasystemen, tap- of tiksystemen.

• Verkoop van zelf meegebrachte sterke drank.

• Het afstellen van tapsystemen om drankjes te sparen.

• Ontvreemding van kasgelden, soms in samenwerking met collega’s die de controle uitvoeren.

Opvallend is dat het vaak personeelsleden betreft van wie dit gedrag het minst wordt verwacht. Dit kunnen medewerkers zijn die al lange tijd in dienst zijn, goed functioneren en waarvan geen loonsverhoging wordt gevraagd. Juist daarom is het belangrijk om preventieve maatregelen te treffen.

Preventieve maatregelen tegen fraude

Fraude kan deels worden voorkomen door zorgvuldig te selecteren bij het aannemen van nieuw personeel, een integere bedrijfscultuur te creëren, en een goed controle- en administratiesysteem te hanteren. Hierbij zijn een aantal aandachtspunten belangrijk:

1. Administratie van inkoop en voorraad
   Houd veranderingen in inkoop- en verkoopgedrag goed in de gaten. Als er plotseling meer wordt ingekocht dan verkocht, of als de voorraad niet klopt, kan dit wijzen op fraude.

2. Aanwezigheid op de werkvloer
   Hoe meer een eigenaar zichtbaar aanwezig is, hoe kleiner de kans op fraude. Veel fraudegevallen vinden plaats in situaties waar de ondernemer fysiek minder aanwezig is.

3. Verrassingscontroles
   Voer steekproeven uit en verander periodiek de controlemethodes, zoals het regelmatig controleren van de inkoop/verkoop verhouding, het kassasysteem, en het functioneren van tapsystemen.

Arbeids- en personeelsreglement

Het is raadzaam om een arbeids- of personeelsreglement op te stellen waarin procedures en gedragsregels duidelijk worden omschreven. Dit kan betrekking hebben op omgang met de kassa, kasverschillen, breuk of eigen gebruik van producten. Zo’n reglement helpt bij het creëren van duidelijkheid en biedt juridische bescherming in geval van overtredingen. Het reglement moet regelmatig worden aangepast en door het personeel worden ondertekend.

Wanneer een werknemer op de hoogte is van de regels en de gevolgen van overtredingen, zal een rechter eerder oordelen dat ontslag op staande voet gerechtvaardigd is.

Gebruik van verborgen camera’s

Het inzetten van verborgen camera’s om fraude op te sporen is een optie, maar moet zorgvuldig worden overwogen. De wettelijke regels hiervoor zijn strikt. Een verborgen camera mag alleen worden geplaatst als er concrete verdenkingen van fraude zijn en het personeel is geïnformeerd over de mogelijkheid van cameratoezicht.

Personeelscontrole (visitatie)

Visitatie, het controleren van tassen of verpakkingen van medewerkers, is in principe toegestaan, mits dit is opgenomen in het personeelsreglement en niet gericht is op een specifieke medewerker. Deze maatregel is preventief van aard en mag niet als opsporingsmethode worden gebruikt.

Ontslag op staande voet

Wanneer fraude wordt ontdekt, kan ontslag op staande voet gerechtvaardigd zijn. Dit is een ingrijpende maatregel en moet goed worden onderbouwd. Het ontslag moet onmiddellijk plaatsvinden en er moet duidelijk worden gecommuniceerd over de reden ervan.

Het is belangrijk om te onthouden dat persoonlijke omstandigheden van de werknemer en de zwaarte van de overtreding altijd meewegen in de beoordeling van de rechtmatigheid van het ontslag.

Fiscale gevolgen

Vergeet niet de fiscale consequenties van fraude. Wanneer er omzet is gegenereerd maar niet geregistreerd door bijvoorbeeld ontvreemding van kasgeld, moet er toch omzetbelasting (BTW) worden afgedragen.